Как запросить копию кадрового приказа или выписку из него
Для подтверждения назначения, перевода или другого события службы иногда нужна копия приказа, выписка либо справка. Рассказываем, как указать нужный документ в рапорте и что делать, если его реквизиты неизвестны.
Для подтверждения своего назначения зачастую достаточно выписки, а не полного приказа.
Если номера нет, назовите должность, часть и приблизительный период.
Отметка о приёме поможет выяснить, на какой стадии находится обращение.
Что именно можно запросить
Сначала выясните, какой документ нужен для вашей задачи. Для подтверждения назначения на должность может подойти выписка из приказа; для установления периода службы — соответствующая справка. Если документ требует банк, суд или другой орган, уточните у получателя, принимает ли он выписку и нужно ли заверение.
Полный приказ может содержать сведения о других военнослужащих и данные с ограниченным доступом. Поэтому запрос на копию не всегда означает, что заявителю предоставят весь документ целиком. Лучше прямо написать, какие сведения о себе необходимо подтвердить.
Когда приказ известен, укажите его дату, номер и орган, который его издал. Если нет — опишите событие: например, когда и на какую должность состоялось назначение, из какой части и в какую переводили, какой период нужно подтвердить.
Кому направить рапорт и что в нём написать
Уточните в кадровом подразделении или делопроизводстве, где хранится нужный приказ. Если его издала другая часть или вышестоящий орган, спросите, могут ли направить запрос по служебному каналу либо вам нужно обратиться к держателю документа самостоятельно.
В шапке рапорта укажите адресата и свои данные. В основной части опишите просьбу без лишних подробностей: «Прошу предоставить заверенную выписку из приказа о назначении меня на должность за период с … по …, содержащую сведения обо мне». Если номер приказа неизвестен, отметьте это и попросите найти документ по событию и приблизительной дате.
Завершите рапорт датой, подписью и перечнем приложений. Контакт для ответа и способ получения копии лучше уточнить заранее: электронная фотография документа не во всех случаях заменяет заверенную выписку.
| Что требуется подтвердить | Какой документ обычно уточняют |
|---|---|
| Назначение или перевод | Выписка из соответствующего кадрового приказа |
| Период службы | Справка либо выписка с датами, которые нужно подтвердить |
| Исправление сведений | Копия исходного документа и уточняющая выписка или справка |
Как передать обращение и проверить ответ
Передайте рапорт установленным в части способом. По возможности оставьте себе экземпляр с датой приёма и входящим номером. Если обращение направлено почтой через допустимый канал, сохраните подтверждение отправки. Копии приложений держите вместе с самим рапортом.
Получив документ, проверьте фамилию, звание, должность, название части, номер и дату приказа. Особенно внимательно смотрите формулировку события: назначение на должность и зачисление в списки части — разные кадровые действия.
Если вместо запрошенной копии предоставлена справка, сопоставьте её содержание с требованиями того органа, куда вы собираетесь предъявить документ. Недостаточную или ошибочную выписку можно попросить уточнить, указав конкретное расхождение.
Для подтверждения своего назначения зачастую достаточно выписки, а не полного приказа.
Если номера нет, назовите должность, часть и приблизительный период.
Отметка о приёме поможет выяснить, на какой стадии находится обращение.
Если документ не нашли
Попросите сообщить, какой орган располагает материалами за нужный период и требуется ли архивный запрос. При переводе или реорганизации части документы могут находиться не там, где служит военнослужащий сейчас.
Повторное обращение полезно строить вокруг точных сведений: номер ранее поданного рапорта, дата ответа, описанное событие и перечень отсутствующих данных. Это гораздо эффективнее, чем писать новый запрос с общей фразой «выдать все документы».
На что обратить внимание
Право обратиться за сведениями о себе не означает безусловной выдачи полного приказа, если в нём есть данные других лиц или сведения ограниченного доступа. Форму доступного ответа уточняют у держателя документа.
Вопросы и ответы
Что делать, если номер приказа неизвестен?
Опишите событие, примерную дату, должность и воинскую часть. Уточните, какие сведения кадровому органу нужны для поиска.
Достаточно ли обычной фотографии приказа?
Зависит от цели. Для официального подтверждения часто нужна выписка либо заверенная копия; требования устанавливает получатель документа.
Рапорт не означает, что приказ выдадут в тот же день?
Да. Поиск и подготовка выписки требуют времени; порядок ответа зависит от содержания обращения и места хранения документа.
Нормативные основания
Учитывайте действующую редакцию документов и обстоятельства конкретной службы. Основные источники по вопросу: